Kiedy warto zmienić firmę sprzątającą

Mit „dopóki ktoś odkurza i myje podłogi, nie ma powodu zmieniać firmy sprzątającej” prowadzi do rosnących kosztów, problemów z jakością i narastającej frustracji użytkowników obiektu. W sprzątaniu komercyjnym brak widocznych zaniedbań nie oznacza, że usługa jest realizowana prawidłowo ani że jest opłacalna.

Jeżeli odpowiadasz za biuro, magazyn, obiekt produkcyjny lub placówkę medyczną, decyzja o pozostaniu przy obecnej firmie sprzątającej powinna opierać się na mierzalnych kryteriach. W praktyce są to konkretne sygnały jakościowe, realne koszty w przeliczeniu na powierzchnię lub użytkownika, zgodność z wymaganiami BHP i higieny oraz powtarzalność wykonania usługi, a nie jednorazowe poprawki po zgłoszeniach.

Sygnały ostrzegawcze – kiedy jakość sprzątania faktycznie spada

Jeżeli problemy są widoczne od wejścia do obiektu, nie jest to chwilowe potknięcie, tylko spadek jakości sprzątania. W biurach, magazynach i obiektach medycznych sygnały ostrzegawcze są zwykle powtarzalne i łatwe do zauważenia.

Najczęstsze sygnały problemu

• Opóźnienia w realizacji sprzątania
  Biuro nie jest gotowe rano, kosze są pełne już przy wejściu, sanitariaty nieobsłużone po poprzednim dniu.
• Brak reakcji na zgłoszenia powyżej 48 godzin
  Reklamacje nie są zamykane, a jedyną odpowiedzią jest informacja „zgłoszenie przyjęte”.
• Częsta rotacja personelu bez wdrożenia
  Nowe osoby nie znają obiektu, mylą strefy, pomijają sanitariaty lub strefy techniczne.
• Zużyty sprzęt i środki czystości
  Niesprawne odkurzacze, zużyte mopy, nieodpowiednia chemia. Efekt to spadek higieny mimo wykonywania prac.
• Pomijanie stałych stref
  Windy, korytarze, zaplecza lub rampy są sprzątane nieregularnie lub wcale. Kurz i brud wracają szybciej niż wynika to z harmonogramu.
• Brak checklist i potwierdzeń wykonania prac
  Nie ma list kontrolnych, podpisów ani osoby odpowiedzialnej za odbiór sprzątania.
• Zaniedbane powierzchnie wysokiego dotyku
  Klamki, poręcze, przyciski w windach nie są dezynfekowane, co zwiększa ryzyko sanitarne.
• Błędy w obiektach specjalnych
  W magazynach pył w strefach pakowania. W obiektach medycznych stosowanie niewłaściwych środków dezynfekcyjnych.

Mini-case 1: biuro open space

• powierzchnia: 1 200 m²
• przed zmianą: ok. 12 skarg tygodniowo na kurz i śmieci przy stanowiskach
• po zmianie firmy i wdrożeniu prostych list kontrolnych:
  1 skarga tygodniowo, czas reakcji skrócony do 24 godzin

Mini-case 2: magazyn e-commerce

• problem: brudne rampy i wózki z resztkami taśm i folii
• działania: podział na strefy, wymiana sprzętu
• efekt: brak przestojów operacyjnych, spadek uszkodzeń opakowań o ok. 20–25%

Jeżeli kilka z tych sygnałów występuje jednocześnie, problem nie dotyczy pojedynczego pracownika ani jednego dnia. Oznacza, że standard sprzątania nie jest utrzymywany w sposób powtarzalny.

Budżet i rozliczenia – kiedy koszty nie mają pokrycia w jakości

Jeżeli koszt sprzątania rośnie, a jakość stoi w miejscu, problemem nie jest sprzątanie, tylko sposób rozliczeń. Brak transparentności zawsze kończy się tym, że płacisz więcej, niż realnie dostajesz.

Najprostszy sposób weryfikacji to policzenie dwóch wskaźników, które szybko pokazują, czy budżet ma sens.

Dwa wskaźniki, które warto znać

• CPM (cost per m²)
  CPM = całkowity koszt sprzątania / liczba m²
• CPV (cost per visit)
  CPV = całkowity koszt sprzątania / liczba wizyt

W biurach w Polsce realne widełki rynkowe to zwykle:

• CPM: ok. 3–6 zł/m²
• CPV: ok. 200–500 zł za wizytę

Stawki mogą być wyższe przy pracy nocnej, podwyższonych standardach lub dużej liczbie stref specjalnych. Jeżeli jednak Twoje koszty wyraźnie wychodzą poza te zakresy albo zmieniają się z miesiąca na miesiąc bez jasnego powodu, to jest sygnał ostrzegawczy.

W praktyce wystarczy przejrzeć faktury z ostatnich trzech miesięcy. Jeżeli koszty różnią się o więcej niż około 10% i nie potrafisz jasno powiedzieć dlaczego, to znaczy, że wchodzą dopłaty, które nie wynikają z ustalonego zakresu. Najczęściej są to dodatkowe godziny, „akcje specjalne” albo brak korekt za niewykonane wizyty.

Jeżeli nie znasz stałej stawki za metr, nie masz jasnych zasad prac dodatkowych i nie widzisz korekt za absencje, to płacisz za sprzątanie więcej, niż faktycznie dostajesz. W takim momencie porównanie ofert lub zmiana firmy to normalna decyzja biznesowa, a nie szukanie oszczędności kosztem jakości.

Standardy higieny i zgodność – tu nie ma kompromisów

Jeżeli firma sprzątająca nie spełnia podstawowych wymagań, ryzyko jest realne: kontrole, kary, problemy zdrowotne i wizerunkowe. To nie są drobiazgi operacyjne, tylko kwestie, które mogą uderzyć bezpośrednio w zarządzającego obiektem.

Czerwone flagi, które powinny natychmiast zapalić lampkę:

• brak aktualnych szkoleń BHP,
• brak kart MSDS do używanej chemii,
• niejasne zasady dostępu do kluczy i kart (RODO),
• brak procedur higieny w obiektach produkcyjnych lub medycznych,
• wygasłe lub niejasne certyfikaty jakości,
• brak rejestru incydentów i wypadków.

KPI i kontrola jakości – jak sprawdzić firmę sprzątającą w 7 dni

Zanim zdecydujesz o zmianie firmy sprzątającej, sprawdź fakty. Najprościej zrobić krótki test 7-dniowy, zamiast opierać się na wrażeniach.

• Dzień 1: sprawdzasz stan obiektu „jak jest”
• Dni 2–6: codziennie obserwujesz te same elementy
• Dzień 7: podejmujesz decyzję na podstawie danych

Nie potrzebujesz rozbudowanego audytu. Wystarczy kilka prostych wskaźników.

Co sprawdzać w praktyce

• Czas reakcji na zgłoszenia
  Jeżeli poprawka nie jest wykonana tego samego dnia, to już jest problem.
• Liczba skarg użytkowników
  Jeżeli skargi się powtarzają w tych samych strefach, standard nie działa.
• Realizacja harmonogramu
  Albo sprzątanie jest wykonane zgodnie z planem, albo nie. Podpisane checklisty bardzo to upraszczają.
• Strefy wysokiego dotyku
  Klamki, poręcze, przyciski. Tu widać jakość najszybciej.
• Stałość ekipy
  Jeżeli codziennie sprząta ktoś inny, jakość nigdy nie będzie powtarzalna.
• Powrót tych samych problemów
  Jeżeli po poprawce problem wraca w ciągu kilku dni, firma nie domyka tematu.

Jak podjąć decyzję

Jeżeli przez tydzień te same problemy pojawiają się codziennie, reakcje są opóźnione, a jakość poprawia się tylko po zgłoszeniach, to nie jest kwestia lepszego nadzoru, lecz słabego modelu obsługi.

Decyzja jest prosta: gdy problemy znikają po zgłoszeniu, wystarczy rozmowa i korekta. Gdy wracają, potrzebny jest plan naprawczy. Jeżeli po dwóch tygodniach nie ma trwałej poprawy, jedynym racjonalnym krokiem jest zmiana firmy sprzątającej.

Zmiana firmy sprzątającej bez chaosu

Bezpieczna zmiana firmy sprzątającej zajmuje 30–60 dni i nie wymaga przestojów, jeśli od początku ustalisz kolejność działań.

Najpierw wybierasz nowego wykonawcę na jasnych warunkach i sprawdzasz obiekt. Następnie uruchamiasz krótki pilotaż na wybranych strefach i dopinasz umowę. Po wdrożeniu przejmujesz klucze, ustalasz dostęp i uruchamiasz sprzątanie na całym obiekcie, równolegle kontrolując jakość przez pierwsze dwa tygodnie.

Jeżeli po tym czasie standard jest stabilny, zamykasz współpracę z poprzednią firmą. Taki tryb pozwala przejść zmianę spokojnie, bez niespodzianek i bez spadku jakości od pierwszego dnia.

Szukasz nowej firmy sprzątającej bez ryzyka przestoju?

Jeżeli planujesz zmianę wykonawcy i zależy Ci na płynnym przejęciu sprzątania bez chaosu i spadku jakości, skontaktuj się z nami. Przejmujemy sprzątanie biur i obiektów komercyjnych w ustalonym terminie, z jasnym zakresem prac i bez niespodzianek po starcie.