Sprzątanie biur
Zatrudnić własną osobę czy skorzystać z usług firmy zewnętrznej? To pytanie zadaje sobie wielu właścicieli firm i administratorów biur. Wybór modelu sprzątania wpływa nie tylko na koszty, ale też na ciągłość usługi, jakość i zakres odpowiedzialności.
Na pierwszy rzut oka własny pracownik może wydawać się tańszy. Ale po doliczeniu składek, urlopów, absencji i nadzoru okazuje się, że outsourcing często daje więcej korzyści przy mniejszym zaangażowaniu operacyjnym.
W tym opracowaniu pokazujemy realne różnice między zatrudnieniem a zleceniem usługi. Porównujemy koszty, elastyczność, ryzyka i komfort codziennej współpracy. Wszystko po to, by pomóc Ci wybrać model, który naprawdę pasuje do Twojej firmy – bez założeń, tylko na podstawie faktów i doświadczeń z rynku.
Outsourcing vs. własny pracownik – porównanie kosztów, ryzyka i komfortu
Zatrudnienie pracownika sprzątającego na etat wiąże się z obowiązkami formalnymi, kosztami pośrednimi i koniecznością organizowania zastępstw. Outsourcing eliminuje te elementy – firma zewnętrzna odpowiada za obsadę, formalności i dostępność, a klient rozlicza się na podstawie jednej faktury miesięcznej.
Porównanie modelu etatowego i outsourcingowego:
| Element | Pracownik etatowy | Firma zewnętrzna |
| Koszty pracy | wynagrodzenie, składki ZUS, urlopy, zwolnienia lekarskie | stała opłata miesięczna |
| Zastępstwa | organizuje pracodawca | zapewnia wykonawca |
| Rekrutacja i wdrożenie | po stronie firmy | po stronie wykonawcy |
| Ryzyko braków kadrowych | pełna odpowiedzialność pracodawcy | ograniczone przez dostępność rezerwy serwisowej |
Outsourcing zmniejsza ryzyko operacyjne i odciąża zespół wewnętrzny z obowiązków administracyjnych. Wszystkie kwestie kadrowe i rotacyjne leżą po stronie dostawcy usługi. Klient korzysta z efektu, nie martwiąc się o zaplecze organizacyjne.
Zatrudnienie własnej osoby może być opłacalne w bardzo prostych scenariuszach – np. gdy sprzątanie dotyczy niewielkiej przestrzeni i odbywa się raz dziennie. W innych przypadkach, pełny koszt zatrudnienia z reguły przewyższa ofertę outsourcingową.
Elastyczność i ciągłość sprzątania – jak firma zewnętrzna zapewnia stabilność
W sprzątaniu najważniejsze jest to, żeby było wykonane zawsze, niezależnie od okoliczności. Jeśli pracownik zatrudniony na etat zachoruje, weźmie urlop lub zrezygnuje, to firma musi natychmiast zorganizować zastępstwo – w praktyce oznacza to często brak czystości przez kilka dni. W przypadku outsourcingu to wykonawca odpowiada za ciągłość usługi i zapewnienie pełnego składu zespołu.
Firmy zewnętrzne mają dostęp do personelu rezerwowego, planują grafiki rotacyjne i ustalają procedury awaryjne. Dzięki temu mogą szybko zareagować w razie nieobecności, również w święta lub wieczorami.
Typowe elementy zapewniające elastyczność to:
- możliwość pracy w niestandardowych godzinach (np. po zamknięciu obiektu),
- obecność zespołu rotacyjnego – przeszkolone osoby, które mogą przejąć zadania w razie potrzeby,
- brak konieczności modyfikowania umowy przy każdej zmianie w grafiku.
Przykład: klub fitness czynny do 23:00 wymaga sprzątania po zamknięciu. W przypadku pracownika etatowego taka zmiana wymaga aneksu do umowy i wypłaty dodatków. Firma zewnętrzna po prostu dostosowuje skład i harmonogram – bez angażowania klienta w formalności.
Jeśli Twoja firma działa w zmiennym rytmie, ma sezonowo zwiększone obłożenie albo wymaga sprzątania również w weekendy, elastyczność wykonawcy ma realną wartość operacyjną.
Jakość i nadzór nad pracą – kto lepiej kontroluje efekty?
Dla wielu firm najważniejsze nie jest samo wykonanie usługi, ale jej powtarzalna jakość. W modelu etatowym nadzór spoczywa na pracodawcy – to on musi kontrolować efekty, rozwiązywać błędy i organizować poprawki. Firma zewnętrzna realizuje usługę według ustalonego standardu, a nadzór operacyjny przejmuje jej koordynator.
Profesjonalni wykonawcy stosują checklisty, karty kontroli jakości i regularne audyty. W razie reklamacji wdrażany jest system korekcyjny – koordynator weryfikuje zgłoszenie, ustala przyczynę i przekazuje zespółowi odpowiednie działania naprawcze.
W praktyce oznacza to:
- brak potrzeby samodzielnego rozliczania efektów sprzątania,
- stały kontakt z osobą odpowiedzialną za kontrolę jakości,
- możliwość szybkiego zgłoszenia problemu i reakcji bez angażowania właściciela firmy.
Przykład: administrator biura zgłasza niedokładne sprzątnięcie łazienki. W modelu etatowym musi przeprowadzić rozmowę z pracownikiem i zaplanować poprawki. Firma zewnętrzna przyjmuje zgłoszenie, przekazuje je do koordynatora i koryguje problem bez udziału klienta.
Taki model sprawdza się szczególnie tam, gdzie wymagana jest stała jakość, a osoby zarządzające nie mają czasu na codzienne kontrolowanie efektów pracy.
Outsourcing a wyposażenie serwisu – kto odpowiada za środki i sprzęt?
W modelu outsourcingowym firma sprzątająca odpowiada za dostarczenie wszystkich potrzebnych środków czystości i sprzętu. Klient nie musi planować zakupów, pilnować zapasów ani serwisować urządzeń. Koszt chemii, materiałów higienicznych i maszyn jest uwzględniony w opłacie za usługę.
Zatrudniając własnego pracownika, trzeba samodzielnie kupować środki, zapewniać ich regularność oraz dbać o jakość i bezpieczeństwo. To oznacza dodatkowe obowiązki i większe ryzyko przerw w dostępności podstawowych produktów.
Różnice organizacyjne między modelami:
| Obszar | Firma sprzątająca | Pracownik etatowy |
| Zakup chemii i sprzętu | po stronie wykonawcy | po stronie pracodawcy |
| Zapewnienie zapasów | realizowane w tle | wymaga bieżącej kontroli |
| Jakość i atesty środków | zgodne z normami i certyfikatami | zależne od decyzji pracodawcy |
| Ekologiczne produkty | możliwe na życzenie | wymagają dodatkowego budżetu |
Firmy zewnętrzne stosują profesjonalne odkurzacze, automaty jednotarczowe i środki o potwierdzonym działaniu. W wielu przypadkach proponują także produkty ekologiczne – biodegradowalne, bezpieczne dla skóry i środowiska.
Dla klienta oznacza to brak zaangażowania w sprawy techniczne i kosztowe, a jednocześnie pełne pokrycie potrzeb czystościowych obiektu.
Kwestie prawne i odpowiedzialność – kto odpowiada za szkody lub wypadki?
Wypadki się zdarzają. Pytanie brzmi: kto ponosi za nie odpowiedzialność – Ty, czy firma sprzątająca?
Jeśli zatrudniasz własnego pracownika, wszystko spada na Ciebie. Musisz opłacać ubezpieczenie, prowadzić szkolenia BHP, a w razie szkody – pokryć koszty z własnej kieszeni.
W modelu outsourcingowym firma sprzątająca posiada polisę OC i własne procedury bezpieczeństwa. Jeśli coś się wydarzy – to ona obsługuje sytuację, nie Ty.
Co to oznacza w praktyce:
| Sytuacja | Zatrudnienie własne | Firma zewnętrzna |
| Upadek, kontuzja pracownika | Twoja odpowiedzialność | Obsługiwane przez wykonawcę |
| Zbita szyba lub zniszczone mienie | Ty pokrywasz szkodę | Pokrywa ubezpieczyciel firmy |
| Brak szkolenia BHP | Ryzyko mandatu lub roszczenia | Szkolenie po stronie wykonawcy |
Przykład: podczas sprzątania uszkodzona zostaje klamka w sali konferencyjnej. Koszt naprawy wynosi 400 zł. W modelu etatowym płacisz z firmowego budżetu. Przy outsourcingu – zajmuje się tym wykonawca i jego ubezpieczyciel.
Jeśli nie chcesz ryzykować kosztów, odpowiedzialności cywilnej i komplikacji kadrowych – zlecenie usługi na zewnątrz pozwala skupić się na pracy, a nie na formalnościach.
Kiedy warto zatrudnić własnego pracownika?
Outsourcing nie jest jedyną opcją. Zatrudnienie własnej osoby do sprzątania ma sens w firmach, które działają lokalnie, mają prosty harmonogram i niewielką przestrzeń do utrzymania w czystości. W takich przypadkach organizacja usługi nie wymaga elastyczności ani wieloosobowego zespołu.
Własny pracownik sprawdza się, gdy:
- obiekt jest niewielki i jednocześnie niepubliczny (np. gabinet lekarski, lokal usługowy),
- sprzątanie można wykonać raz dziennie – zawsze o tej samej porze,
- właściciel sam nadzoruje jakość i dostarcza środki czystości,
- nie ma potrzeby zastępstw ani pracy weekendowej.
Przykład: prywatny gabinet terapeutyczny o powierzchni 60 m², czynny od 10:00 do 18:00. Sprzątanie odbywa się raz dziennie po zamknięciu i obejmuje tylko pomieszczenie główne oraz toaletę. Właściciel zna osobę sprzątającą i nie potrzebuje dodatkowych usług ani rotacji zespołu. W takiej sytuacji zatrudnienie własne (np. umowa zlecenie) może być tańsze i wystarczające.
Wszystko zależy od skali i powtarzalności – im mniej zmiennych, tym większy sens może mieć model wewnętrzny.
Dla jakich firm outsourcing sprawdza się najlepiej?
Outsourcing sprzątania najbardziej opłaca się tam, gdzie czystość musi być utrzymywana regularnie, a zakres pracy jest zróżnicowany. W takich przypadkach zatrudnienie jednej osoby wewnętrznie nie zapewni ani elastyczności, ani ciągłości. Zewnętrzna firma może dopasować liczbę osób, grafik i środki do konkretnych potrzeb danego obiektu.
Typowe przykłady firm, w których outsourcing jest najbardziej efektywny:
- Przychodnie i placówki medyczne – wymagają zgodności z GIS, środków klasy medycznej i częstej dezynfekcji.
- Siłownie i kluby fitness – potrzebują rotacyjnej obecności serwisu w strefach mokrych, często także wieczorem.
- Hotele i apartamenty – wymagają dostępności także w weekendy i elastyczności względem obłożenia.
- Biura typu open space – mają dużą powierzchnię, wiele punktów kontaktowych i zmienne godziny pracy.
- Wspólnoty mieszkaniowe – oczekują serwisu wspólnych przestrzeni (klatki, windy, garaże) bez angażowania zarządu.
W takich branżach firma zewnętrzna:
- dostosowuje grafik do godzin funkcjonowania obiektu,
- zapewnia zastępstwa bez angażowania klienta,
- realizuje usługę w oparciu o checklisty, harmonogramy i standardy jakości,
- umożliwia rozliczenie całościowe (np. miesięczne) bez konieczności zarządzania personelem.
Jeśli Twoja firma działa w jednym z tych segmentów i wymaga ciągłości, przewidywalnych kosztów oraz elastyczności serwisu, outsourcing jest najbardziej efektywnym rozwiązaniem operacyjnym.
Podsumowanie + narzędzie decyzyjne
Decyzja o wyborze modelu sprzątania powinna opierać się na danych – nie intuicji. Outsourcing zmniejsza obciążenia kadrowe, upraszcza rozliczenia i zapewnia ciągłość usługi. Zatrudnienie własnej osoby może działać tylko w prostych, stabilnych warunkach. Im większy obiekt, bardziej złożony harmonogram i wyższe wymagania sanitarne, tym większa przewaga firm zewnętrznych.
Aby podjąć świadomą decyzję, warto policzyć:
- ile realnie kosztuje zatrudnienie (nie tylko pensja, ale też ZUS, urlopy, rekrutacja),
- ile wynosi miesięczna stawka outsourcingowa dla Twojego obiektu,
- jakie ryzyko wiąże się z nieobecnością pracownika lub niską jakością sprzątania.
Chcesz wycenę dopasowaną do Twojej firmy i konkretnego obiektu? Zadzwoń – przygotujemy ją bezpłatnie.
